Gestão de contratos muito próxima da
grande quebra do paradigma do papel

por Ênio Salu*

01/09/2008
Maioria das pessoas não se dá conta de
que contratos nascem nos computadores, nos editores de texto, e são
transformados em papel

Uma notícia publicada no portal
Financial Web
na primeira semana de agosto esta sendo acompanhada com muita
atenção pelos gestores de contratos:

“Proposta determinando que e-mail pode ter valor de prova em processo civil
foi aprovado de forma conclusiva em 05/08/2008 pela câmara e segue para análise
do Senado.”

Esta notícia foi o principal assunto discutido pelos gestores nos
treinamentos do mês de agosto, porque a aprovação vai modificar profundamente a
gestão do ciclo de vida dos contratos. Estamos ainda em uma fase arcaica onde o
papel reina soberano como documentação da gestão, e esta é uma das grandes
dificuldades dos gestores.

Uma questão antiga sempre é comentada: a maioria das pessoas não se dá conta
que os contratos nascem nos computadores, nos editores de texto, mas são
transformados em papel para coleta eletrônica de assinaturas – se já nasceram em
computadores porque transformar em papel se todos os elementos de segurança
necessários para validação e certificação eletrônica já existem e são
comprovadamente seguros ?

Este paradigma faz com que os gestores acabem sendo obrigados a acatar normas
que não reconhecem outros documentos envolvidos na gestão de forma eletrônica, e
fiquem presos a obrigatoriedade de obter certificados, termos de medição e
liberação, declarações e uma infinidade de outros também em papel e não em meio
eletrônico.

Quem não está diretamente envolvido na gestão da contratação e do contrato
também não se dá conta que estes outros documentos são em volume muito maior que
o contrato: uma contratação gera em média 35 documentos diferentes: o contrato é
apenas 1 deles !

Esta lei será fundamental para mudar profundamente esta realidade.

Reduzir a quantidade de papéis não ajudará o CFO apenas na questão do custo
de controle, armazenamento e acesso – reduzirá significativamente o tempo dos
processos e com isso:

  • Simplificará e dará mais segurança ao controle das alçadas
  • Reduzirá a incidência de serviços que começam a ser prestados na empresa
    antes do contrato ser realmente formalizado, geralmente devido a morosidade do
    processo de coleta de assinaturas físicas no papel (coisa muito comum).
  • Reduzirá o tempo de formalização das medições e liberação de pagamentos – na
    maioria dos contratos este fato pode representar preços menores, principalmente
    devido a redução dos problemas decorrentes da adequação tributária ao elevado
    tempo de aferição baseado em papel

Vamos torcer para que o projeto não demore no Senado.

*Ênio Salu é diretor-presidente da Escepti

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